Política de privacidad

Taktbot («Taktbot», «nosotros») presta el servicio Taktbot desde Colombia. Identificación: NIT por completar, domicilio por completar, correo hola@taktbot.com.

Esta política explica cómo tratamos los datos personales en dos situaciones distintas:

• Como responsable del tratamiento: los datos de las personas que crean y usan una cuenta de Taktbot (dueños, administradores y asesores de cada empresa) y de quienes nos escriben.
• Como encargado del tratamiento: los datos que cada empresa cliente sube o recibe a través de Taktbot, es decir, sus documentos y los mensajes de WhatsApp de sus clientes. En ese caso la empresa es la responsable y nosotros los tratamos por su cuenta, siguiendo sus instrucciones.

• Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico, rol dentro de la empresa y, si la activas, la configuración de la verificación en dos pasos. La contraseña no se guarda: guardamos solo su hash con Argon2id.
• Datos de la empresa: nombre del negocio, configuración del asistente (nombre, tono, idioma, instrucciones), números de WhatsApp conectados y credenciales de conexión, que se guardan cifradas.
• Documentos del negocio: los archivos que subes y los fragmentos que se generan para buscar en ellos. Pueden contener datos personales si la empresa los incluye.
• Mensajes de WhatsApp: el número de teléfono de los clientes de cada empresa, su nombre de perfil cuando WhatsApp lo comparte y el contenido de las conversaciones con el asistente y con el equipo.
• Notas de voz e imágenes que envían los clientes de cada empresa, y su transcripción o descripción para que el asistente pueda responder. Revisar plazo de conservación de audios e imágenes.
• Agenda, inventario y pedidos: citas (servicio, fecha, profesional y contacto), productos con sus fotos, cotizaciones, pedidos y movimientos de stock de cada empresa. Revisar con asesoría legal.
• Asistente de configuración: las conversaciones del equipo con el asistente, los cambios propuestos y confirmados, y, si el dueño o un administrador lo vincula, su número de WhatsApp. Revisar con asesoría legal.
• Datos de facturación: plan, estado de la suscripción, marca y últimos cuatro dígitos de la tarjeta e identificadores de pago en Wompi. Los datos completos de la tarjeta los ingresas directamente a Wompi; Taktbot no los recibe ni los guarda.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, registros de acceso y de auditoría, y consumo de tokens de IA de cada empresa.

• Prestar el servicio: conectar números de WhatsApp, procesar e indexar documentos, generar las respuestas del asistente y mostrar las conversaciones al equipo.
• Gestionar cuentas, equipos, roles e invitaciones.
• Proteger la plataforma: prevenir accesos no autorizados, fraude y abusos, y aplicar límites de uso.
• Cobrar los planes de pago.
• Enviar correos del servicio: verificación de cuenta, recuperación de contraseña, invitaciones y avisos importantes.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. No usamos los documentos ni las conversaciones de tu empresa para fines distintos a prestarte el servicio.

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta:

• OpenAI: genera las respuestas del asistente y los índices de búsqueda. Recibe los fragmentos de tus documentos y los mensajes de tus clientes necesarios para cada respuesta.
• Meta Platforms (WhatsApp): transporta los mensajes cuando usas la API oficial de Meta. Con la conexión por código QR, los mensajes también pasan por WhatsApp, mediante un protocolo no oficial.
• Wompi: procesa los pagos con tarjeta y las renovaciones automáticas.
• Resend: envía los correos de la cuenta (verificación, recuperación de contraseña, invitaciones).
• Proveedor de alojamiento: nombre y país del proveedor de hosting.

Algunos de estos proveedores operan fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos, por lo que puede haber transferencia o transmisión internacional de datos. Revisar los requisitos de transferencia internacional y los contratos de transmisión con cada proveedor.

También podemos entregar datos cuando lo ordene una autoridad competente conforme a la ley.

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para las finalidades de esta política. Puedes eliminar tus documentos desde el panel en cualquier momento.

• Documentos y conversaciones después de cerrar la cuenta: plazo por definir.
• Registros de auditoría y de seguridad: plazo por definir.
• Datos de facturación: el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.

Cada empresa solo accede a sus datos, garantizado por la base de datos (Row-Level Security de PostgreSQL). Las credenciales se guardan cifradas con AES-256-GCM, las contraseñas con Argon2id, las sesiones son cortas y rotan, y puedes activar la verificación en dos pasos. El administrador de la plataforma solo ve metadatos, nunca conversaciones ni documentos. Más detalle en la página de seguridad.

Ningún sistema es infalible. Si detectamos un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que les damos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Para ejercerlos, escríbenos a hola@taktbot.com con tu nombre, tu identificación, tu solicitud y un medio para responderte. Atendemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, como indica la ley.

Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tu cuenta y los datos asociados a ella, incluidos los que recibimos al conectar tu número de WhatsApp o tu cuenta de Meta (Facebook).

• Escribe a hola@taktbot.com desde el correo con el que entras a Taktbot, con el asunto «Eliminar mis datos».
• Indica el nombre de tu empresa y si quieres eliminar toda la cuenta o solo algunos datos (por ejemplo, un número conectado, las conversaciones o los documentos).
• Te confirmamos que recibimos la solicitud y la atendemos en un máximo de 15 días hábiles.

Eliminamos los datos de la cuenta, salvo los que debamos conservar por una obligación legal, como los de facturación. Si escribiste a un negocio que usa Taktbot, pídele la eliminación a ese negocio; si nos escribes a nosotros, le trasladamos tu solicitud.

El responsable de tus datos es ese negocio, no Taktbot. Para conocer, actualizar o suprimir tus datos, dirígete primero a él. Si nos escribes, le trasladaremos tu solicitud y le ayudaremos a atenderla.

El panel de Taktbot usa cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada de forma segura. Indicar si esta web usa herramientas de analítica o cookies de terceros.

Taktbot es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad. Las cuentas deben crearlas personas mayores de 18 años.

Podemos actualizar esta política. Si los cambios son importantes, te avisaremos por correo o en el panel antes de que entren en vigor.

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